La respuesta corta
Para cambiar de agencia sin perder el histórico hay que asegurar los accesos antes de comunicar la salida, no después. Lo esencial son la titularidad de la cuenta publicitaria, el acceso de administrador a analítica y al gestor de etiquetas, el dominio y la bitácora de cambios.
El error que convierte un cambio tranquilo en un problema de meses es el orden: avisar primero y pedir después. No es desconfianza, es método; con buena relación funciona igual y con mala te salva.
Las nueve cosas, por orden de lo que más duele perder
- Una.La cuenta publicitaria, a tu nombre. Titularidad y facturación. Es lo que más cuesta recuperar después y lo que contiene el aprendizaje.
- Dos.Acceso de administrador a la analítica. Sin él pierdes el histórico de comportamiento, que no se exporta entero.
- Tres.El gestor de etiquetas. Ahí vive toda la medición. Si se queda en una cuenta ajena, tu web sigue enviando datos a un sitio que no controlas.
- Cuatro.Search Console. Con dieciséis meses de datos que no están en ningún otro sitio.
- Cinco.El dominio y el alojamiento. Comprueba a nombre de quién está registrado el dominio. Es más frecuente de lo que parece que esté a nombre de la agencia.
- Seis.El gestor de contenidos, con un usuario administrador tuyo.
- Siete.La bitácora de cambios. Qué se tocó y cuándo. Es lo único que permite entender por qué algo empezó a ir peor en una fecha concreta.
- Ocho.Los informes y las presentaciones de los últimos doce meses.
- Nueve.Las creatividades y los textos en su formato editable, no solo el archivo final publicado.
El calendario que funciona
- Semana uno.Comprueba en silencio qué tienes y qué no. Entra en cada plataforma y mira tu nivel de acceso. Haz la lista de lo que falta.
- Semana dos.Pide lo que falta con un motivo neutro y normal: auditoría interna, cambio de responsable, requisito de la dirección. Todo esto es razonable y no obliga a dar explicaciones.
- Semana tres.Con los accesos en la mano, comunica la salida en los términos que diga el contrato y fija fecha de fin de servicio y de retirada de accesos.
Solo después de eso, entra la agencia nueva. Que entre antes crea un periodo confuso en el que tocan dos manos y nadie responde de nada.
Lo que no hace falta pedir
Para que la lista no se haga infinita, tres cosas que se piden mucho y no aportan.
- Las contraseñas de nadie. Nunca. Los accesos se dan por invitación con el correo de cada persona, y una agencia que trabaja con contraseñas compartidas tiene un problema más grande que tu salida.
- Los archivos internos de la agencia. Sus plantillas, sus hojas de trabajo y sus procesos son suyos. Lo tuyo son los datos, los accesos y los entregables.
- Una explicación de por qué te vas. Puedes darla si quieres y no la debes. Las salidas que se convierten en conversación sobre motivos suelen alargarse sin necesidad.
Si la agencia se pone difícil
Pide todo por escrito, por correo, con una fecha concreta. El tono cordial y la constancia escrita no se llevan mal.
Si aun así no hay respuesta, recuerda dos cosas: si el dominio está a tu nombre, el registrador te da acceso al acreditarlo (si está a nombre de la agencia, hace falta su cesión o una reclamación formal), y una cuenta publicitaria nueva a tu nombre se puede crear siempre, aunque pierdas el histórico. Saber que existe esa salida cambia la conversación.
Y si hay datos personales de tus clientes en sistemas de la agencia, el contrato de encargado del tratamiento obliga a devolverlos o suprimirlos al terminar. Esa carta suele desatascar bastante.
Qué pasa con las campañas mientras tanto
No apagues nada el día del cambio. Lo normal es mantener lo que funciona durante dos o tres semanas mientras la agencia nueva entiende la cuenta, y tocar después.
Quien entra pidiendo rehacerlo todo la primera semana está borrando el aprendizaje y, de paso, la referencia contra la que se le podría comparar.
Cómo elegir a la siguiente
Tres preguntas, y las tres se contestan en la primera llamada. ¿La cuenta va a estar a mi nombre? ¿Cómo cobráis, cuota o porcentaje sobre mi inversión? ¿Qué me llevo el día que me vaya?
Si alguna respuesta es larga y con rodeos, tienes la información que necesitabas.