Cómo trabajamos por dentro, y qué deberías exigirle a cualquier agencia
Un informe mensual útil tiene seis bloques: qué ha pasado con su cifra, contra qué periodo se compara, qué lo explica, qué parte es responsabilidad de la agencia, qué se va a hacer con fecha, y qué se espera y cuándo se sabrá. Si solo trae buenas noticias y gráficos que suben, no es un informe.
Veinte minutos con tu cuenta abierta. Sin presentación de agencia. Si no vemos margen, te lo decimos y ahí acaba.
Casi todas las relaciones con una agencia se rompen por lo mismo: el cliente no sabe en qué se van las horas ni por qué se tomó una decisión. Esto es lo que hacemos para que eso no pase, y se puede exigir igual a cualquier otra agencia.
El techo de horas, escrito
Cada servicio lleva en el contrato un número de horas al mes. No es una estimación de cortesía: se revisa contigo cada mes con las horas reales imputadas, y si un mes nos pasamos, ese problema es nuestro y no una factura suplementaria.
Sirve para dos cosas. Para que sepas qué estás comprando, y para que la conversación de «esto no lo habíamos hablado» tenga un sitio donde mirarse.
La bitácora de cambios
Cada cambio en una cuenta queda registrado con su fecha y su motivo.
Qué se tocó, por qué, y qué se esperaba que pasara. Cuando algo mejora o empeora, se puede mirar atrás y saber qué lo provocó, que es lo único que convierte la gestión en aprendizaje y no en intuición.
El informe mensual, y sus seis bloques
Una página. Se lee en diez minutos. Siempre con el mismo orden:
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Qué ha pasado, con la cifra en la primera línea, no en la página cuatro.
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Contra qué se compara, porque una cifra sin periodo no significa nada.
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Qué lo explica, o un honesto «no lo sabemos todavía, lo sabremos el día X».
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Qué parte es responsabilidad nuestra.
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Qué vamos a hacer, dos o tres acciones con fecha.
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Qué esperamos y cuándo lo sabremos, con número y fecha.
Los bloques 4 y 6 son los que casi nadie incluye, y son los que hacen el trabajo. Sin el 4 es un parte de incidencias. Sin el 6, una disculpa sin fecha.
La medición va antes que las campañas
Nada se activa hasta que la medición está montada y comprobada. Es la parte más aburrida del arranque y la que decide si todo lo demás sirve para algo.
La reunión, y qué pasa cuando hay malas noticias
Media hora al mes, con el informe delante. Y una regla que nos aplicamos: si algo ha salido mal, lo contamos nosotros antes de que lo preguntes. Es lo que está escrito en las tres conductas y lo que puedes exigirnos si no lo cumplimos.
Qué pasa el primer mes
El primer mes no es el mes bueno, y conviene saberlo antes de firmar.
Semana uno
Accesos, auditoría y la lista de lo que está roto. Casi siempre aparece algo en la medición, y casi siempre es más grande de lo que parecía.
Semana dos
Se monta la medición y se comprueba con envíos de prueba. Hasta que un formulario de prueba no aparece correctamente al otro lado, no se toca una campaña.
Semanas tres y cuatro
Se empieza a tocar, por orden de lo que más cuesta. Lo que gana se queda y lo que pierde se documenta, no se borra.
El resultado del primer mes suele ser plano o peor, porque cambiar cosas reinicia aprendizajes. Lo decimos al principio para no tener que explicarlo en la primera reunión.
Qué pasa si te quieres ir
Lo que diga el contrato, y está escrito antes de firmar, sin cláusulas en otra página. No hay que dar explicaciones y no vamos a intentar retenerte con un descuento de última hora, que es la señal más clara de que se podía haber cobrado menos desde el principio.
Te devolvemos los accesos, retiramos los nuestros el mismo día, y te llevas la cuenta, el histórico, la bitácora de cambios y los informes. Todo. Si tu siguiente agencia quiere hablar con nosotros para el traspaso, hablamos.
Qué le puedes pedir a cualquier agencia
Aunque no trabajes con nosotros, tres cosas que deberías poder pedir sin que nadie se incomode: el número de horas que dedican al mes, el registro de los cambios del último trimestre, y un informe donde aparezca algo que no funcionó. Si las tres son un problema, ya tienes una respuesta.
Puedes ver las cifras de la agencia, cada una con su fuente y su periodo.
Preguntas frecuentes.
¿Qué debe incluir el informe mensual de una agencia?
Qué ha pasado con su cifra, contra qué periodo se compara, qué lo explica, qué parte es responsabilidad de la agencia, qué se va a hacer con fecha, y qué se espera y cuándo se sabrá. En una página.
¿Cómo sé si mi agencia dedica las horas que dice?
Pidiendo el desglose y el registro de cambios del último trimestre. Si no existe registro, no hay forma de saberlo, y eso ya es una respuesta.
¿Qué es un techo de horas?
El número de horas mensuales que incluye la cuota, escrito en el contrato. Por encima de ese número, o se renegocia el alcance o lo asume la agencia. Lo que no debería pasar es que aparezca una factura sorpresa.
¿Con qué frecuencia hay reunión?
Una al mes, de media hora, con el informe delante. Y el día a día por correo o mensaje, con respuesta el mismo día de quien lleva la cuenta.
¿Tienes otra pregunta?Escríbenos a hola@le-ad.eco
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